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當前，oa系統軟件已經成為信息化管理的重要工具，其在公司日常運轉中有著十分重要的地位和作用。而作為OA辦公系統中最具有深遠意義的功能模塊，知識管理系統卻很容易被人忽視。
正所謂，鐵打的營盤流水的兵，知識檔案管理能力已經成為組織的核心競爭能力之一！大部分組織在發展過程中創造的各種文件、公文、報告、審批、知識、經驗和閱歷等散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質文檔、檔案館里…，如何通過信息化的手段把這些隱形知識顯性化，如何把顯性知識電子化，如何對知識進行企業級的收集、分類、沉淀、授權、分享、學習和持續創新，成為領導者構建知識競爭力的思考點。這就是oa系統中知識管理系統的意義所在！
九思CEO王海波認為，“知識管理是一個系統地發現、選擇、組織、過濾和表述信息的過程，目的是改善雇員對待特定問題的理解。oa系統中的知識管理系統是將組織可得到各種來源的信息轉化為知識，并將知識與人聯系起來的過程。知識管理是對知識進行正式的管理，以便于知識的產生、獲取和重新利用；知識管理就是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，是為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。”
作為一個動態、持續的過程，oa系統軟件的知識管理系統不斷地把個人知識轉變成組織知識，然后又從不斷擴大的組織知識來增加個人知識。像九思OA辦公系統中的知識管理模塊，通過將知識文檔信息化為文件檔案管理地圖，實現從個人文檔、項目文檔、互聯網文檔、單位檔案的全文件檔案鏈的采集、分類、授權、分享和管理，方便有權限的人在第一時間申請、查詢和使用。企業實施知識管理就要是形成一種有效的機制，包括企業文化、組織結構等來保證這個過程的運行流暢。
