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       OA公文管理系統不僅加強了公文的管理、查找、維護工作，實現了對公文處理和管理的全過程化，并且摒棄了傳統公文管理“以人為主”的弊端，并通過公文的收發、交換和存檔的電子化方式進一步提高了公文存檔的安全性。

       鳳凰網是全球領先的跨平臺網絡新媒體公司，整合旗下綜合門戶鳳凰網、手機鳳凰網和鳳凰視頻三大平臺，秉承"中華情懷，全球視野，兼容開放，進步力量"的媒體理念， 為主流華人提供互聯網、無線通信、電視網的三網融合無縫銜接的新媒體優質內容與服務。公文，同樣是鳳凰網日常辦公中不可避免的溝通方式。

       九思OA專家團隊根據鳳凰網發展現狀，結合OA系統實施于企業公文管理的諸多優勢，綜合分析，為其提出了適合企業發展需求的OA公文管理子系統規劃方案參考建議。參考建議具體如下：

       1、公文文檔生成：根據國家公文的書寫規范，制作相應文檔，并通過政府OA中針對公文的特殊處理，生成特定的政府公文文檔。

       2、公文發送：根據鳳凰網文件審核、批示、流轉繁多的特點，采用發文列表自定義，發文流程自定義，滿足不同發文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉批閱和并發批閱，擬稿、核稿、簽發、蓋章、發布、存檔、查詢等處理，并在流轉過程中嚴格進行審批控制，系統對公文的流轉過程進行監督，保證了公文流轉各個階段的可控性。

       3、公文發送登記：用戶將排好版的文件登記入鳳凰網OA電子公文傳輸交換系統中，并記錄公文要素信息。主要完成相關公文要素的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務器。蓋章加密成功，根據具體公文選擇收文單位，并可設定每一個收文單位的可打印份數進行發送。

       4、回執管理：OA系統能對已經發送的公文文件進行跟蹤，通過回執管理，文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態。如對方是否收到公文，是否已經簽收處理并且可方便的統計出接收單位的簽收情況。

       5、文公文接收管理：處理外單位向單位發送的公文，實現收文和發文自動銜接，通過流程審批實現公文在各處室承辦后，并進行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發，設置好流程后，按添加收文即可發起收文流程。

       公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關領導進行審核、復核等工作，然后由辦公室進行發文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發放等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。

       6、查詢統計：通過鳳凰網OA應用支撐平臺實現文件檢索查詢功能，方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。OA系統中的統計功能可以按照業務需求生成多種報表形式。

       鳳凰網OA公文管理系統的實施，以規范、高效有序保證了企業收發文的高效流轉，實現了企業核稿、審稿、簽發和辦文的規范操作。同時，九思OA系統不僅可使部門在公文管理方面更加便捷、高效，更是幫助用戶從繁瑣的公文收發事務中解放了出來，為企業節約大量的時間成本、管理成本，減少了企業資源消耗，全面提高了企業的辦公管理水平和協同工作效率。