公文交換用于完成向主送、抄送、抄報單位發(fā)送公文，以及接收單位對外來公文的簽收，并提供自動回執(zhí)信息
公文交換
在社會信息化的不斷推進過程中，各級政府的辦公自動化需求也在不斷升級。電子政務已經(jīng)成為世界各國新一輪公共行政管理改革和衡量國家及城市競爭水平的重要標志之一。同時，隨著改革的深入和我國加入WTO，電子政務建設已經(jīng)成為當前我國信息化建設的首要任務。
從電子政務建設發(fā)展的階段看，電子政務內(nèi)部建設一般要經(jīng)歷公文電子化——辦公自動化——行政管理網(wǎng)絡化——網(wǎng)上協(xié)同辦公四個階段。
我國的辦公自動化從80年代至今已有20多年的發(fā)展，到現(xiàn)在基本已達到第三階段(即內(nèi)部OA+網(wǎng)絡化)。但由于各單位采用的技術不同，辦公自動化的開發(fā)缺乏相應的標準，所以各自獨立的信息系統(tǒng)很容易形成信息孤島，而無法實現(xiàn)信息共享。電子公文交換為解決政府部門網(wǎng)上協(xié)同辦公提供了完美的解決方案。
公文交換平臺
采用傳統(tǒng)方式傳遞紅頭文件存在很多問題。目前主要采用郵遞方式，傳統(tǒng)傳遞紅頭文件，從而實現(xiàn)上情下達。這種方式存在很多弊端：速度慢 、易泄密、易丟失，且成本高、效率低等。在信息高度發(fā)達的的今天，采用電子公文傳輸系統(tǒng)，解決公文傳輸過程存在的上述問題，是必然的選擇。
公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎定義的特殊流程和表單應用，主要負責實現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。
公文管理OA解決方案實現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括：我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應用。可靈活設定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索等。
我的收文
未讀收文菜單：未讀的我的收文。
已讀收文菜單：已讀的我的收文。
我的收文管理頁面
發(fā)文擬稿
發(fā)文擬稿：按照發(fā)文流程的分類進行展示，可以按照發(fā)文流程名稱進行查詢。
發(fā)文擬稿頁面
根據(jù)需要點擊相應的發(fā)文流程進入新建發(fā)文頁面，填寫好發(fā)文內(nèi)容并且起草正文后可以直接發(fā)送給流程節(jié)點處理或者保存草稿該發(fā)文將被保存在發(fā)文草稿列表中。
發(fā)文查閱
1）、按照發(fā)文的標題、辦理狀態(tài)、主題詞、發(fā)文字號、擬文單位、發(fā)文日期查詢。
2）、發(fā)文查閱管理頁面用戶可以刪除、修改。
3）、設置辦理人、歸檔。
4）、導出發(fā)文。
發(fā)文查閱管理頁面
簽收公文
簽收公文
簽收收文
收文查閱
1)、在收文查閱管理頁面能按照標題、辦理狀態(tài)、文號、來文單位、流水號、來文日期、辦理時限查詢
2）、刪除、修改收文
3）、導出收文
4）、設置辦理人、歸檔
5）、點擊收文標題查看收文詳細辦理情況。
收文查閱管理頁面
查看收文的辦理情況
督辦轉(zhuǎn)辦
1)、在督辦轉(zhuǎn)辦管理頁面能按照標題、辦理時限、報送時間查詢；
2）、此處不可以查看流程的流程圖及流程記錄等；
3）、點擊轉(zhuǎn)辦按鈕，可把此流程轉(zhuǎn)交給其他人辦理；
4）、點擊催辦按鈕，可發(fā)送催辦消息給當前審批人，消息記錄會在當前審批人的督辦提醒中顯示。
督辦轉(zhuǎn)辦管理頁面
九思公文交換管理系統(tǒng)特點
1、符合與之對應的標準公文格式、審批流程，系統(tǒng)應用過程自動調(diào)用發(fā)文單、正文模板、套紅模板，文件流轉(zhuǎn)過程中可聯(lián)動督查督辦、任務管理、工作聯(lián)系單、會議管理、電子檔案等系統(tǒng)間協(xié)同應用。
2、一體化發(fā)文管理，滿足靈活的流轉(zhuǎn)要求，辦公室可自由調(diào)整審批（批閱）用戶、發(fā)文環(huán)節(jié)的跟蹤用戶，并支持按日期、文號、標題、簽發(fā)人等組合查詢、文件統(tǒng)計，具備預留文號、斷號及線下占用文號的相關功能。
3、支持不同類型的公文電子流轉(zhuǎn)，具備完成審批、填寫意見、修改文件、審核留痕、文件歸檔等功能，可以進行公文簽收跟蹤、催收、統(tǒng)計等操作。支持標準流程和非標流程兩種方式進行流轉(zhuǎn)。
4、智能收文提醒，多種外部收文方式（郵件、掃描、發(fā)文轉(zhuǎn)收文，公文交換接收等）一鍵自動生成收文單。
5、辦理便捷，移動化簽批，批辦，直接發(fā)起交辦單、督辦單、會辦單等，公文回復交換中心自動上報，簽收頁面、轉(zhuǎn)交辦頁面、辦理頁面方便不同層級工作人員文件辦理。
6、兼容多種手寫簽批和國內(nèi)主流電子簽章插件，兼容各類主流移動端、PAD端。
公文交換應用架構(gòu)圖
