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痛點

一、紙質(zhì)存儲困難：紙質(zhì)檔案容易占用大量的空間，存儲和檢索效率相對較低，同時存在遺失、損壞或破壞的風(fēng)險。

二、手工管理流程：紙質(zhì)檔案依賴人工操作和手工記錄，容易出現(xiàn)操作錯誤、遺漏或延誤，工作效率較低且容易受到人為因素的影響。

三、檢索困難：紙質(zhì)檔案檢索常常需要花費大量時間和人力資源。檔案的定位、取閱和歸還過程相對繁瑣，影響了工作效率和信息共享。

四、安全風(fēng)險：紙質(zhì)檔案容易遭受災(zāi)害、丟失、盜竊和損壞的風(fēng)險。未建立明確的權(quán)限控制和保密措施，檔案的安全性和保密性也存在潛在的威脅。

五、信息孤島：檔案管理通常局限于特定的部門或崗位，存在信息孤島的問題。不同部門之間的檔案共享和協(xié)同辦公比較困難，影響了企業(yè)內(nèi)部的信息流通和協(xié)作效率。

六、難以滿足合規(guī)要求：對于一些法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范的要求，如個人隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)安全和檔案保存期限等，手工管理方式難以滿足合規(guī)性的要求，存在潛在的法律風(fēng)險。

政務(wù)檔案管理工作，有黨中央、國務(wù)院對于新形勢下檔案工作的高度重視和巨大支持。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,電子檔案系統(tǒng)也成為了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中的重要組成部分。

方案簡介

九思智慧檔案管理系統(tǒng)，通過全方位的流程動態(tài)監(jiān)控以及界面化管理形式，實現(xiàn)從檔案的收集、整理、保存、利用到檔案的借閱、歸還、信息維護(hù)等工作環(huán)節(jié)為一體的檔案全生命周期管理，數(shù)字化、智能化的檔案管理系統(tǒng)幫助企事業(yè)單位轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，達(dá)到高效的管理效果。

業(yè)務(wù)過程

檔案信息錄入，管理員對紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式進(jìn)行錄入。

檔案借閱，完成單位內(nèi)部人員的檔案借閱申請，并讓借閱流程做到規(guī)范化、合理化。

檔案歸還，實現(xiàn)內(nèi)部人員的檔案借閱歸還功能，并對相關(guān)人員檔案歸還信息記錄留痕。

信息維護(hù)，檔案管理員能夠及時對不合理檔案、以及其他不合理的信息做出維護(hù)操作。

應(yīng)用架構(gòu)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層，以數(shù)據(jù)庫服務(wù)和文檔服務(wù)為支撐。

基礎(chǔ)平臺層，封裝了內(nèi)容管理、工作流定義、OCR、全文檢索、數(shù)據(jù)傳輸接口等大量接口、構(gòu)件。

應(yīng)用層，實現(xiàn)檔案的歸檔收集、著錄項管理、檔案編目、門類管理、版本管理、檔案借閱、檔案檢索、檔案統(tǒng)計等覆蓋檔案管理全生命周期的數(shù)十種功能應(yīng)用。

展現(xiàn)層，以門戶形式展現(xiàn)，可與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實現(xiàn)信息應(yīng)用的整合與增值。

管理控制臺，提供組織架構(gòu)管理、人員管理、人員的角色/職務(wù)/崗位設(shè)置、權(quán)限管理以及系統(tǒng)安全設(shè)置等功能。

系統(tǒng)采用JAVA語言開發(fā)，使用了先進(jìn)的中臺技術(shù)和微服務(wù)架構(gòu)，采用標(biāo)準(zhǔn)的webservice接口，橫向可擴展，縱向可升級，使系統(tǒng)擁有了持續(xù)擴展的能力。

底層的智能開發(fā)平臺目前已經(jīng)升級到11.0版本，是堅實的數(shù)字化、智能化底座，它有力的保障了系統(tǒng)的穩(wěn)健性、擴展性、開放性、安全性、多組織能力、大并發(fā)能力和敏捷開發(fā)能力！

核心功能展示

登錄界面

支持圖片輪播功能：輪播圖可以展現(xiàn)檔案管理的規(guī)范、價值意義等內(nèi)容。

多種登錄安全策略：支持多維密碼登錄、防暴力破解的圖形驗證碼登錄、防止密碼泄露的USBkey登錄、動態(tài)密碼卡登錄，多種安全策略保障系統(tǒng)登錄安全，CA認(rèn)證，保障傳輸安全。

檔案統(tǒng)計

是檔案管理員門戶，設(shè)置了檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計圖，將數(shù)據(jù)以圖表形式更直觀的呈現(xiàn)給管理人員。

借閱管理

借閱列表可以建立完善的檔案借閱登記手續(xù)，借還記錄，能夠有效地追溯是誰申請并借出了該資料，有利于管理者對當(dāng)前資料情況的掌握和及時處理借還問題。

用戶可以在我的借閱中提交借閱線上申請。如果用戶使用的是線下借閱申請，可能會遇到管理員不在的情況，線下借閱審批不能及時進(jìn)行，浪費了借閱者的時間成本。

檔案管理

實現(xiàn)了電子檔案的錄入、維護(hù)操作，有權(quán)限的相關(guān)人員可以將不同類型的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行記錄保存。

可以進(jìn)行電子檔案條件查詢操作,根據(jù)檔案類型、存放地點等條件進(jìn)行檢索查詢，便于快速找到指定檔案。

同時有權(quán)限的相關(guān)人員可以對電子檔案進(jìn)行維護(hù)操作，及時處理失效的電子檔案，避免傳統(tǒng)的手工管理流程中繁瑣的環(huán)節(jié)以及可能產(chǎn)生的錯誤和失誤。

知識管理

包含知識欄目和個人文檔。

知識欄目：將單位內(nèi)部的知識、信息進(jìn)行整合分類，有權(quán)限的人員可以對單位知識、信息進(jìn)行更新、維護(hù)操作，能夠?qū)崿F(xiàn)不同職能部門之間知識和信息共享，減少組織中人員之間的壁壘和信息孤島，促進(jìn)信息流動。

個人文檔：用戶可以將個人資料上傳至系統(tǒng)中存儲，便于用戶進(jìn)行管理，同時用戶還可以將個人資料進(jìn)行共享操作。

九思智慧檔案管理系統(tǒng)，為中大型企事業(yè)單位創(chuàng)建全新的、高效的、數(shù)字化檔案管理平臺，讓檔案信息的收、管、存、用暢通無阻！

我們期待與您，合作現(xiàn)在開始，友誼永不結(jié)束。