OA是企業(yè)信息化必經(jīng)之路,然而在OA的選型問(wèn)題上,很多CIO對(duì)OA都有一定的誤解,OA究竟是為何而存. . .
結(jié)合十幾年來(lái)服務(wù)成千上萬(wàn)的客戶的經(jīng)驗(yàn),九思軟件的CEO王海波提出了在OA軟件選型時(shí)需要關(guān)注的四點(diǎn):
一、關(guān)注OA軟件的本質(zhì)
選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識(shí)到OA軟件是全員信息化,其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革,在現(xiàn)在的選型過(guò)程中,可能涉及到較多的部門,在未來(lái)的應(yīng)用推廣過(guò)程中,一定是一把手工程,因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。
二、關(guān)注核心價(jià)值
OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識(shí)性員工,是全員信息化的第一臺(tái)階。既然是全員應(yīng)用,提高全員的工作效率而不是某個(gè)部門、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、某個(gè)人的效率,成為OA軟件的核心價(jià)值定位,如果以通用性和經(jīng)常性兩個(gè)緯度對(duì)OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話,OA軟件的核心應(yīng)用是:流程審批、協(xié)同工作、公文管理(國(guó)企和政府機(jī)關(guān))、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問(wèn)卷調(diào)查、常用工具(計(jì)算機(jī)、萬(wàn)年歷等)。如果以給企業(yè)帶來(lái)價(jià)值大小的緯度對(duì)所有功能模塊評(píng)估的話,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來(lái)的了80%的價(jià)值,而其余的模塊帶來(lái)20%的價(jià)值
因此抓大放小,重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn),成為產(chǎn)品選型的不二選擇。
三、關(guān)注廠商態(tài)度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件,因此采購(gòu)OA軟件與采購(gòu)財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同,不是簡(jiǎn)單的、一次性的買賣交易,而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù),在這個(gè)過(guò)程中,需要持續(xù)不斷的與廠商互動(dòng),來(lái)解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過(guò)程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問(wèn)題。
在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問(wèn)題面前,客戶如果面對(duì)的只是一個(gè)普通銷售人員或者普通實(shí)施人員,是無(wú)法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的,因此選擇產(chǎn)品的同時(shí),也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度,判斷他們是否重視你,選擇一個(gè)愛(ài)你的人,遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛(ài)的人重要。
而管理軟件領(lǐng)域內(nèi),眾所周知的潛規(guī)則是:領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型,領(lǐng)導(dǎo)的級(jí)別越好,說(shuō)明對(duì)你越重視,也意味著過(guò)程中遇到問(wèn)題后,資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。
四、關(guān)注成本控制
很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人,在評(píng)估OA軟件的成本是,只是簡(jiǎn)單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià),而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過(guò)程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來(lái)的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來(lái)數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級(jí)成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等,因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同,硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素,而管理軟件的選型,軟件應(yīng)用后的價(jià)值占有最重要要素。
關(guān)于OA軟件選型過(guò)程中的采購(gòu)成本,行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是:去掉最便宜的,去掉最貴的,選擇綜合成本受控的廠商。
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