最近在看到一些報(bào)道稱企業(yè)即時(shí)通訊軟件將替代OA，還有一些即時(shí)通訊廠商開始宣稱自己是“協(xié)同辦公. . .
最近在看到一些報(bào)道稱企業(yè)即時(shí)通訊軟件將替代OA，還有一些即時(shí)通訊廠商開始宣稱自己是“協(xié)同辦公”廠商。歷時(shí)十幾年的發(fā)展，“協(xié)同OA”軟件至今還沒有明確的定義，市面上各種類型的廠商只要在產(chǎn)品功能上跟辦公沾上邊，就號(hào)稱自己是協(xié)同OA廠商，各家廠商也都有自己的標(biāo)準(zhǔn)和概念。由于牽涉到利益和迎合使用者的熱點(diǎn)需求，這本身并沒有錯(cuò)。但卻很容易企業(yè)信息部門和使用者陷入概念的引導(dǎo)中，在選型上抓不住自己的重點(diǎn)需求。
騰訊QQ的興起和強(qiáng)盛，培育了一大部分個(gè)人級(jí)市場。中國人已經(jīng)達(dá)到了人手一Q的程度，這種普及速度讓所有人都了解并熟悉即時(shí)通訊軟件的優(yōu)勢(shì)。即時(shí)通訊軟件在近幾年正成為一種企業(yè)辦公熱點(diǎn)，開始廣泛應(yīng)用于各類行業(yè)辦公人群中，很多人開始用QQ來處理各種工作內(nèi)容，用QQ與企業(yè)內(nèi)外部人員溝通交流。市場人員用QQ完成了任務(wù)分工，銷售用QQ談成了單子，實(shí)施人員用QQ完成了項(xiàng)目問題。
任何事物的發(fā)展都是一把雙刃劍。QQ在給企業(yè)帶來便利高效的同時(shí)也帶來了困擾，最大的難題就是不方便管理。QQ暢談自由，很多人開始在上班時(shí)間談起了私事，在QQ群中插科打諢，上班就是聊天，浪費(fèi)時(shí)間反而降低了工作效率。還有的員工一旦離職，個(gè)人QQ號(hào)中的所有客戶信息隨之帶走，讓企業(yè)頭痛不已。
于是，企業(yè)一聲令下，所有員工禁止使用QQ，但屢禁不止，各種在線web版，服務(wù)器版等紛紛出臺(tái)。也有的企業(yè)采用良性發(fā)展，開始采購類似如QQ的及時(shí)通訊軟件來解決此問題。騰訊RTX、微軟Microsoft Lync、IBM Lotus Sametime、互聯(lián)網(wǎng)辦公室.imo、中國移動(dòng).企業(yè)飛信等紛紛登上企業(yè)級(jí)市場的舞臺(tái)。
相對(duì)于傳統(tǒng)的電話、E-mail等通信方式來說，即時(shí)通訊不僅節(jié)省費(fèi)用，而且效率更高。例如企業(yè)的即時(shí)通訊軟件可以隨時(shí)查看各部門在線人員、溝通各分支機(jī)構(gòu)、即時(shí)傳輸文件、進(jìn)行遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、群發(fā)手機(jī)短信等。
因此，很多即時(shí)通訊軟件廠商開始鼓吹說即時(shí)通信很有可能成為繼管理軟件后又一企業(yè)必備的辦公管理軟件，市場潛力不可忽視。 真是這樣的嗎?
筆者絲毫沒有貶低即時(shí)通訊軟件的價(jià)值和作用。不過，將即時(shí)通訊軟件與協(xié)同OA軟件畫上等號(hào)，筆者不敢茍同。
筆者認(rèn)為：即時(shí)通訊軟件只是辦公人群中的一個(gè)新興應(yīng)用，解決的是辦公人員的溝通協(xié)作問題。協(xié)作溝通工具有很多中類型，如協(xié)作區(qū)(論壇)的溝通，微博信息的溝通，流程的溝通，電話短信、即時(shí)通訊等多種形式，每一種形式都有它的優(yōu)缺點(diǎn)。
以即時(shí)通訊代表OA協(xié)作溝通是一種以偏概全的說法，以即時(shí)通訊代表OA平臺(tái)更是以偏概全。那么，如何解決好企業(yè)辦公過程中的溝通問題？可以從以下幾個(gè)方面入手：
1、 日常的新聞、公告可以通過企業(yè)門戶發(fā)布來廣而告知。
2、 單獨(dú)、小范圍的信息和文件可以通過內(nèi)部留言(流程)來傳播。
3、 個(gè)體的、獨(dú)立的的信息通過即時(shí)通訊工具來傳播。
4、 需要多人參與發(fā)表討論的話題可以通過協(xié)作區(qū)來進(jìn)行。
5、 每天、每周、每月的工作日志可以通過工作微博來傳播。
6、 重要的、迫切的獨(dú)立信息可以電話來進(jìn)行。
7、 重要的、迫切的、復(fù)雜的消息可以采用面談形式進(jìn)行。
正因如此，單一的即時(shí)通訊形式并不能全面滿足企業(yè)辦公溝通需求。企業(yè)需要構(gòu)建適合各類辦公人群的協(xié)作溝通平臺(tái)，有的放矢按照溝通需求選擇辦公工具進(jìn)行溝通，才能真正實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同，提升工作效率。
（來源：CNET科技資訊網(wǎng) 作者：劉志剛）
